申请流程
1、带身份证、户口卡（公安处），邀请函（中英文）到西安市公安局出入境接待大厅办理护照（位于科技路2号（西斜七路十字西南角）市公安局交通管理指挥中心大楼，87275934）。
2、填写“西安交通大学博士生国际访学计划”1、“研究生短期出国协议”2（一式三份）、“西安交通大学学生出访审批表”3（1、2：研究生院主页下载，3：国际处主页下载）。学院、导师签署意见，加盖单位公章。
3、提交申请材料：
1）“西安交通大学博士生国际访学计划”、邀请信复印件、论文首页交培养办邓老师（主楼1309办公室）；
“研究生短期出国协议”、“西安交通大学学生出访审批表”交创新办闫老师（主楼1310办公室）；
带一份中英文邀请函和研究生院已签字的“西安交通大学学生出访审批表”，交国际处出入境办办理。由国际处审批，主管校领导签发后，国际处出具“西安交通大学出国、赴港澳任务批件”。申请人至国际处出入境办领取（出国批件必须在出国之前办理）。
4、带签证要求材料到大使馆申请签证。最好提供研究生身份证明（学院办理）及资助证明（需出示出国批件，A4纸打印，交研究生院培养办邓老师审核盖章。下载地址：http://202.117.3.68:8083/gs/jsp/detail.do?method=listnotice&LB=zlxz&depid=003）。
5、办理借款手续：需先预定机票，取得机票相关信息（如：价格、转账信息）后，至研究生院申请（主楼1309办公室，需附出国批件复印件、签证），再到2楼财务大厅继续办理借款手续。借款范围：往返国际旅费，会议期间住宿费（以邀请信时间为准）。需附：出国批件原件/复印件、签证复印件、中英文邀请信复印件。
6、购买往返机票及预定酒店，其中机票费用必须是财务处预支，以支票的形式支付，每人每日住宿按照财务处有关规定执行。
报销流程 （办理时间：每周四下午）
1 在校内做一次公开报告，并撰写会议总结，将国外和学校做报告的照片以及会议总结以电子格式交给研究生院邓老师。（注：照片请简单命名，发至：pyk@mail.xjtu.edu.cn）
2主楼2楼财务大厅按照财务要求填写报销审批单，交研究生院培养办邓老师处审核盖章（附相关票据（国内购机票者须附购票发票））。费用超出部分自理。
3带出国批件、发票（住宿票与机票）及研究生院邓老师签字的报销审批单到主楼二楼财务大厅完成报销手续。如有借款，需带上借款单，提供支付会议注册费当天的外汇汇率单。
