一、涉密会议注意事项
1. 涉密会议保密原则：会议谁主办，保密谁负责；
2. 学位论文的开题检查、中期检查、毕业答辩都必须走涉密会议流程，需提前联系学院办理；
3. 涉密学位论文要求在保密室制作，答辩播放PPT要求在涉密笔记本上进行；
4. 涉密会议场所：（1）应选择在校内保密条件较好的场所召开；（2）禁止将手机、带无线上网功能计算机带入会议场所，涉密会议不得录音、摄像和拍照。
二、涉密会议审批流程
步骤 |
事项 |
备注 |
会前 审批 |
1 |
确认参会人员全部为涉密人员 |
告知学院参会人员名单确认 |
2 |
手填《涉密会议保密审批登记表》一份，会议保密负责人亲笔签字 |
会议名称、会议保密事项写“XX研究生开题/中期/毕业答辩” |
3 |
会议主办单位审查（院科研办） |
创新港高端院2-2052 88968313 |
4 |
学院盖章（院行政办） |
创新港高端院2-2052 88968602 |
5 |
业务主管单位审查（科研院） |
创新港涵英楼5-3128 88964016 |
6 |
校保密办审批 |
创新港涵英楼5-3121 88969149/88964584 |
7 |
在学院保密室完成涉密论文、答辩PPT等材料制作 |
曲江保密室 83395052 创新港保密室 88968313 链接：保密室使用业务流程 |
会中答辩 |
1 |
按保密工作方案筹备会议，手机等电子设备要求存在会场屏蔽柜 |
打印《西安交通大学涉密会议保密工作方案》一份 |
2 |
会议主持人宣读涉密会议保密纪律 |
打印《西安交通大学涉密会议保密纪律》一份 |
3 |
所有参会人员签到，并由专人记录涉密资料发放、回收情况 |
填写《会议签到表》 |
4 |
会议秘书手写简要记录会议内容 |
填写《会议纪要（手写）》 |
会后归档 |
1 |
提交《涉密会议保密审批登记表》、《会议签到表》、《会议纪要（手写）》、《涉密会议保密纪律》、《涉密会议保密工作方案》等相关材料在学院存档 |
回形针装订提交 |
2 |
归还涉密会议借用的涉密笔记本 |
使用涉密笔记本需提前1~2天联系 链接：涉密笔记本借用审批流程 |
三、相关审批表下载
1. 西安交通大学涉密会议保密审批登记表
2. 会议签到表
3. 会议纪要（手写）
4. 西安交通大学涉密会议保密纪律
5. 西安交通大学涉密会议保密工作方案
